Fallbeispiel aus der Praxis

Die Verkaufsabteilung wünscht sich eine Möglichkeit, sogenannte Streckengeschäfte im System abzubilden. Dabei soll das Produkt vom Hersteller direkt an den Endkunden geliefert werden.

Kunde XXX

Diese Anforderung kommt aus der Verkaufsabteilung und scheint in erster Linie einfach in seiner Definition zu sein. Häufig wird dabei die direkte und indirekte Auswirkung in Bezug auf andere Abteilungen außer Acht gelassen:

Verkaufsabteilung: Die Verkaufsabteilung ist selbstverständlich für die Auftragsabwicklung zuständig. Diese legt die Verkaufsaufträge mit der entsprechenden Kennzeichnung für „Direktlieferung / Streckengeschäft“ an.

Die Einkaufsabteilung muss dabei seine bisherigen Prozesse auf diese Streckenlieferungen anpassen. Konkret müssen Bestellungen so angelegt werden, dass der Lieferant als Lieferadresse die Adresse des Endkunden erhält. Auch der Informationsfluss bzgl. erfolgter Lieferungen ist relevant für die Weiterverarbeitung der Bestellung bzw. der Streckenlieferung. Prozesse wie Reklamation und Rückabwicklungen sind ebenfalls zu definieren. Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

Welcher Lagerort wird für Retouren bei Streckenlieferungen verwendet (evtl. beim Lieferanten, um direkt die Reklamation abzuwickeln)?
Und wer haftet für Beschädigungen beim Transport?
Wie kann verhindert werden, dass der Lieferant künftig die Aufträge mit dem Endkunden selbst abwickelt?

Je nachdem, was für Dokumente der Endkunde dabei erhalten soll, sind bei Bedarf entsprechende Dokumente (Reports) zu entwickeln, bspw. durch die IT-Abteilung. Wenn nun der Endkunde die Lieferung durch den Hersteller direkt geliefert bekommt, wie stellen wir sicher, dass der Kunde einen Lieferschein mit unserem Logo erhält?

Auch die Finanzbuchhaltung ist bei diesem Prozess gefordert, mitzuwirken, wenn bspw. spezielle Zahlungsbedingungen für diese Streckengeschäfte mit dem Lieferanten vereinbart worden sind.

Je nach Anforderung sollte auch das Controlling diesen Prozess in ihren Auswertungen berücksichtigen.

Was ist zu tun?

Der Berater hat die Aufgabe Prozesse ganzheitlich zu betrachten.
Auswirkungen von Anforderungen zu identifizieren und anschließend sogenannte „Key-User“ in die Prozessgestaltung einzubeziehen.
Basierend auf dem (neuen) Prozess sind die Anforderungen aufzunehmen und zu prüfen.
Daraus ist ein Konzept zu generieren, welcher mit den Key-Usern zu besprechen ist.
Anschließend sollte die technische Abstimmung mit dem Entwicklungsteam durchgeführt werden.
Nach der Entwicklung sind die Anpassungen in einem Testsystem bereitzustellen.
Der Berater und die Key-User dienen als „Stakeholder“, welche die Entwicklung testen (QS).
Nach erfolgreich durchlaufener Qualitätsprüfung, sind die Entwicklungen in das Produktivsystem zu übernehmen.

Damit dieser Prozess wie beschrieben verläuft, empfehle ich die Anforderungen nicht selbstständig zu definieren. Sprechen Sie mit Ihrem Berater über Ihre Prozesse und definieren Sie gemeinsam die Anforderungen. Die Kommunikation ist eines der größten Herausforderung in einem IT Projekt.