E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat — in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD.
Entscheidend ist die Unterscheidung zum PDF: Ein per E-Mail versandtes PDF ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne, weil es nicht strukturiert auslesbar ist. XRechnung ist ein reines XML-Format, ZUGFeRD kombiniert ein PDF mit eingebetteten XML-Daten — dadurch bleibt die Rechnung für Menschen lesbar und für Systeme verarbeitbar.
Für den B2B-Bereich in Deutschland gelten seit 2025 gestaffelte Regelungen: Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, greift früher als die Pflicht, sie zu versenden. Die konkreten Fristen hängen unter anderem von der Unternehmensgröße ab und sollten im Einzelfall geprüft werden.
Technisch geht es meist darum, die Formate an das ERP anzubinden: eingehende Rechnungen automatisiert einzulesen und zu prüfen sowie ausgehende Rechnungen im geforderten Format zu erzeugen — über Peppol oder direkte Übertragungswege.
E-Rechnungspflicht: Welche Fristen wirklich gelten und was zu tun ist
Empfangspflicht seit 2025, Ausstellungspflicht ab 2027 beziehungsweise 2028: Der praktische Fahrplan zur E-Rechnung im B2B, mit XRechnung, ZUGFeRD und den Stolperfallen.
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