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Rechnungseingang automatisieren
Eingehende XRechnungen werden strukturiert eingelesen, automatisch der Bestellung zugeordnet und zur Freigabe weitergeleitet — ohne Abtippen.
Microsoft & Business Central
E-Rechnung in Business Central — XRechnung, ZUGFeRD & Peppol
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können — ohne Übergangsfrist. Für den Rechnungsausgang läuft die Schonfrist ab: Ab 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Wir richten Business Central so ein, dass XRechnung, ZUGFeRD und Peppol sauber laufen — im Eingang wie im Ausgang.
Die E-Rechnungspflicht wird gern als Formatfrage missverstanden. Tatsächlich ist sie ein Prozessthema: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell ausgewertet werden kann — ein PDF per E-Mail erfüllt die Anforderung ausdrücklich nicht. Wer den Rechnungseingang nicht strukturiert verarbeitet, verliert genau den Effizienzgewinn, für den das Gesetz gemacht wurde, und produziert stattdessen manuelle Nacharbeit.
In Deutschland dominieren zwei Formate: XRechnung als reines XML und ZUGFeRD als PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Beide erfüllen ab ZUGFeRD-Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Anforderungen — die Profile MINIMUM und BASIC-WL allerdings nicht, weil sie keine vollständige Rechnung abbilden. Genau solche Details entscheiden darüber, ob eine Rechnung im Prüfungsfall anerkannt wird. Wir klären vorab, welches Format zu Ihren Kunden und Lieferanten passt, und dokumentieren die Entscheidung nachvollziehbar.
Business Central bringt mit dem E-Document-Framework die passende Grundlage mit: Die deutsche Lokalisierung unterstützt XRechnung, Peppol BIS 3 und ZUGFeRD, inklusive Anbindung an das Peppol-Netzwerk für den automatisierten Versand. Wir konfigurieren Belegformate, Versandwege und Validierung, richten den strukturierten Rechnungseingang mit Zuordnung zu Bestellungen und Freigabe-Workflow ein und testen mit echten Belegen Ihrer Geschäftspartner, bevor es scharf geht. Auf Wunsch kombinieren wir das mit revisionssicherer Archivierung nach GoBD.
Konkrete Leistungen
XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3 in Business Central einrichten
Strukturierter Rechnungseingang mit Bestellabgleich und Freigabe-Workflow
Automatisierter Versand über das Peppol-Netzwerk
Format- und Validierungsprüfung vor dem Echtbetrieb
Anbindung an Bestandssysteme und DMS/Archiv (GoBD)
Schulung für Buchhaltung und Key-User
Anwendungsfälle
So sieht das in der Praxis aus.
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Ausgangsrechnungen ab 2027
Umstellung des Rechnungsausgangs auf strukturierte Formate, rechtzeitig vor der Ausstellungspflicht — inklusive Kundenkommunikation.
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Öffentliche Auftraggeber
XRechnung-Versand an Behörden und öffentliche Auftraggeber über Peppol, sauber validiert und protokolliert.
So gehen wir vor
Schritt für Schritt.
Bestandsaufnahme: Formate, Partner, Volumen
Format- und Prozessentscheidung, dokumentiert
Einrichtung in Business Central und Testlauf
Go-live, Schulung und laufende Betreuung
Dieser Überblick ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fristen und Anforderungen ergeben sich aus dem Wachstumschancengesetz und den BMF-Schreiben; wir stimmen die Umsetzung mit Ihrem Steuerberater ab.
FAQ
Häufige Fragen.
Noch offene Punkte? Wir klären sie gern im Erstgespräch.
- Für den Empfang nein: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen strukturierte E-Rechnungen im B2B annehmen und verarbeiten können. Für den Versand gilt eine Übergangsfrist — bis Ende 2026 dürfen Papier und PDF mit Zustimmung des Empfängers weiter genutzt werden. Ab 2027 entfällt diese Möglichkeit für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
- Das hängt von Ihren Empfängern ab. XRechnung ist reines XML und im öffentlichen Sektor Standard. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 kombiniert eine lesbare PDF mit eingebetteten Strukturdaten und ist im B2B oft praktischer, weil Empfänger ohne Verarbeitungssoftware die Rechnung trotzdem lesen können. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht. Wir entscheiden das gemeinsam anhand Ihrer Kundenstruktur.
- In den meisten Fällen ja. Das E-Document-Framework der deutschen Lokalisierung deckt XRechnung, Peppol BIS 3 und ZUGFeRD ab; der Funktionsumfang hängt allerdings von Ihrem Release-Stand ab. Bei älteren Versionen oder NAV-Installationen prüfen wir, ob ein Update oder Upgrade der schnellere Weg zur Konformität ist.
- Peppol ist ein europäisches Netzwerk für den standardisierten Austausch elektronischer Belege — vergleichbar mit einem Zustellnetz für Rechnungen. Pflicht ist es nicht, aber es erspart bilaterale Absprachen mit jedem Geschäftspartner und ist bei öffentlichen Auftraggebern verbreitet. Business Central unterstützt Peppol nativ.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch aus?
XRechnung oder ZUGFeRD — was sollten wir nehmen?
Können wir das mit unserer bestehenden Business-Central-Version umsetzen?
Was ist Peppol und brauchen wir das?
Passt dazu
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