E-Rechnung in Business Central einrichten: XRechnung, ZUGFeRD und Peppol

Das Wichtigste in Kürze

• XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML. Beide erfüllen die Anforderungen; welches Format zum Einsatz kommt, entscheidet in der Regel der Empfänger.
• Business Central bringt die Grundlagen für elektronische Belege mit. Für den deutschen Markt kommen je nach Version und Anforderung eine Erweiterung oder eine Drittanbieter-Lösung dazu.
• Peppol ist der Übertragungsweg, nicht das Format. Der Zugang läuft über einen Access Point; für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist er in der Regel der vorgesehene Kanal.
• Die meisten abgewiesenen Belege scheitern nicht am Format, sondern an fehlenden Stammdaten: Leitweg-ID, Bestellnummer, vollständige Zahlungs- und Steuerangaben.
• Der Rechnungseingang ist der Teil mit dem größeren Einsparpotenzial und wird trotzdem meist zuletzt angefasst.

Format zuerst: XRechnung oder ZUGFeRD

Beide Formate transportieren dieselben strukturierten Daten nach der europäischen Norm EN 16931. Der Unterschied liegt in der Verpackung. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtkomponente: maschinell perfekt lesbar, für Menschen ohne Viewer unbrauchbar. ZUGFeRD legt dieselben Daten in ein PDF/A-3 und bleibt dadurch am Bildschirm lesbar wie eine gewohnte Rechnung.

Für die Praxis heißt das: Sie wählen das Format selten selbst. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen in aller Regel XRechnung. Im B2B-Geschäft richtet sich das Format danach, was der Empfänger verarbeiten kann — und viele Empfänger nennen es in ihren Lieferantenrichtlinien. Wer beide Formate erzeugen kann, spart sich die Diskussion.

• XRechnung: XML, verbindlich gegenüber öffentlichen Auftraggebern
• ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML, im B2B weit verbreitet
• Beide erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung — ein per Mail verschicktes PDF nicht

Was Business Central mitbringt und was dazukommt

Business Central kennt elektronische Belege als eigenes Konzept: Belegformate, Versandprofile je Geschäftspartner und die Zuordnung, welcher Beleg auf welchem Weg hinausgeht. Damit ist der Rahmen vorhanden. Was für den deutschen Markt konkret nötig ist, hängt von Ihrem Release und Ihren Anforderungen ab — häufig kommt eine Erweiterung für die deutschen Formate hinzu, in komplexeren Fällen eine spezialisierte Drittanbieter-Lösung.

Die ehrliche Empfehlung: Klären Sie diese Frage anhand Ihrer konkreten Version, bevor Sie ein Projekt planen. Der Funktionsumfang hat sich in den letzten Release-Wellen deutlich bewegt, und eine Aussage, die vor einem Jahr richtig war, kann heute überholt sein. Wer noch auf Dynamics NAV arbeitet, hat diese Bordmittel ohnehin nicht und sollte die E-Rechnung als einen der Gründe für den Umstieg mitrechnen.

Peppol ist der Weg, nicht das Format

Peppol wird oft mit einem Rechnungsformat verwechselt. Tatsächlich ist es ein Netzwerk: Sender und Empfänger sind jeweils bei einem Access Point angebunden, und über diese Punkte laufen die Belege standardisiert und nachvollziehbar zwischen den Beteiligten. Das Format, das darin transportiert wird, ist davon unabhängig.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist Peppol in der Regel der vorgesehene Kanal. Im B2B bleiben daneben E-Mail und Lieferantenportale verbreitet, und viele Unternehmen bedienen am Ende alle drei Wege parallel — je nachdem, was der jeweilige Kunde vorgibt. Wer das von Anfang an einplant, spart sich später den Umbau.

Woran Belege in der Praxis scheitern

Wenn eine E-Rechnung abgewiesen wird, liegt es selten am Format und fast immer an den Daten. Der Empfänger prüft maschinell, und was fehlt, fällt sofort auf — anders als beim PDF, das ein Mensch notfalls auch mit Lücken durchgehen lässt.

Deshalb ist der aufwendigste Teil eines E-Rechnungsprojekts meist die Stammdatenpflege, nicht die Technik. Diese Punkte lohnen den Blick, bevor der erste Beleg rausgeht:

• Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern — ohne sie wird der Beleg abgewiesen
• Bestell- oder Auftragsnummer des Kunden, sauber im Beleg geführt
• Vollständige Zahlungsangaben inklusive IBAN und Zahlungsbedingungen
• Korrekte Steuerkennzeichen, besonders bei Reverse Charge und steuerfreien Umsätzen
• Einheiten und Mengen in der Codierung, die die Norm erwartet

Der Rechnungseingang: der übersehene Hebel

Fast alle Projekte beginnen beim Ausgang, weil dort die Pflicht sichtbar ist. Das Geld liegt aber im Eingang. Eine strukturierte Eingangsrechnung lässt sich automatisch einlesen, gegen die Bestellung und den Wareneingang prüfen und zur Freigabe vorlegen — ohne dass jemand Positionen abtippt.

Der Nutzen wächst mit dem Belegvolumen und ist auch dann schon spürbar, wenn nur ein Teil der Lieferanten strukturiert liefert. Sinnvoll ist, mit den Lieferanten anzufangen, die die meisten Belege schicken, und den Rest nachziehen zu lassen, sobald sie ohnehin umstellen müssen.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn wir ein PDF per E-Mail verschicken?

Nein. Ein PDF ist im rechtlichen Sinne keine E-Rechnung, weil es nicht strukturiert auslesbar ist. Erforderlich ist ein Format nach EN 16931 — in Deutschland vor allem XRechnung oder ZUGFeRD. ZUGFeRD sieht aus wie ein PDF und ist auch eines, trägt die Daten aber zusätzlich als eingebettetes XML.

Brauchen wir Peppol, wenn wir nur B2B-Kunden haben?

Nicht zwingend. Im reinen B2B lassen sich E-Rechnungen auch per E-Mail oder über Lieferantenportale austauschen. Peppol wird relevant, sobald öffentliche Auftraggeber dazukommen oder größere Kunden es als Kanal vorgeben. Da ein Zugang nachträglich ergänzt werden kann, ist es keine Entscheidung, die am Anfang festgezurrt werden muss.

Funktioniert das auch mit Dynamics NAV?

Nicht mit Bordmitteln. Dynamics NAV kennt die elektronischen Belegformate der aktuellen Generation nicht und erhält auch keine entsprechenden Erweiterungen mehr. Praktisch bleiben zwei Wege: eine externe Lösung vor das ERP setzen oder die E-Rechnung als Anlass nehmen, den ohnehin anstehenden Wechsel auf Business Central zu planen.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Die technische Einrichtung von Formaten und Versandwegen ist überschaubar. Zeit kostet das Drumherum: Stammdaten bereinigen, Testbelege mit den wichtigsten Geschäftspartnern austauschen, den Eingang automatisieren und die Buchhaltung schulen. Realistisch sind einige Wochen, nicht Monate — vorausgesetzt, die Stammdaten sind in ordentlichem Zustand.

Müssen wir E-Rechnungen anders archivieren?

Der strukturierte Datensatz ist das Original und muss revisionssicher und unverändert aufbewahrt werden. Bei ZUGFeRD gehört das eingebettete XML zwingend dazu — es genügt nicht, das PDF zu drucken oder neu zu erzeugen. Die konkreten Aufbewahrungsanforderungen klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.