E-Rechnungspflicht: Welche Fristen wirklich gelten und was zu tun ist

Das Wichtigste in Kürze

• Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B empfangen und verarbeiten können — ohne Übergangsfrist.
• Für den Versand gilt bis Ende 2026 eine Übergangsfrist: Papier und PDF sind mit Zustimmung des Empfängers weiter erlaubt.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht im inländischen B2B grundsätzlich für alle.
• Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Der häufigste Irrtum: PDF ist keine E-Rechnung

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, der elektronisch übermittelt und maschinell verarbeitet werden kann. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung — für Menschen lesbar, für Software nicht auswertbar. Es erfüllt die Anforderung ausdrücklich nicht, auch nicht, wenn es per E-Mail kommt.

Diese Unterscheidung ist der Kern der ganzen Regelung. Der Gesetzgeber will nicht, dass Rechnungen digital aussehen, sondern dass sie ohne manuelle Erfassung weiterverarbeitet werden können. Wer das verstanden hat, versteht auch, warum die Empfangspflicht ohne Übergangsfrist kam: Empfangen und lesen können ist die Grundvoraussetzung dafür, dass die Absender überhaupt umstellen können.

Der Fahrplan Schritt für Schritt

Die Pflichten greifen in zwei Wellen. Die Empfangsseite ist längst scharf, die Versandseite kommt gestaffelt nach Unternehmensgröße:

• Seit 1. Januar 2025 — Empfang und Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen ist für alle inländischen Unternehmen Pflicht
• Bis 31. Dezember 2026 — Übergangsfrist für den Versand: Papier und PDF weiterhin zulässig, sofern der Empfänger zustimmt
• Ab 1. Januar 2027 — Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
• Ab 1. Januar 2028 — Ausstellungspflicht grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze

XRechnung oder ZUGFeRD?

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt. XRechnung ist reines XML ohne PDF-Hülle und im öffentlichen Sektor der Standard. ZUGFeRD ist ein Hybrid: eine PDF/A-3-Datei, in die der strukturierte XML-Datensatz eingebettet ist. Der Empfänger sieht eine gewohnte Rechnung und kann sie trotzdem maschinell verarbeiten.

Beide erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen — ZUGFeRD allerdings erst ab Version 2.0.1 und nicht in jedem Profil. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind ausdrücklich ausgenommen, weil sie keine vollständige Rechnung abbilden, sondern nur Buchungshilfen sind. Wer versehentlich in einem dieser Profile versendet, verschickt formal keine gültige Rechnung.

Praktisch entscheidet die Empfängerstruktur. Wer viel an öffentliche Auftraggeber liefert, kommt an XRechnung nicht vorbei. Wer überwiegend an kleinere Betriebe fakturiert, fährt mit ZUGFeRD oft freundlicher, weil die Rechnung auch ohne Verarbeitungssoftware lesbar bleibt.

Wo Projekte in der Praxis hängen bleiben

Der Versand ist selten das Problem. Die meisten ERP-Systeme können inzwischen strukturierte Rechnungen erzeugen; in Business Central deckt das E-Document-Framework XRechnung, Peppol BIS 3 und ZUGFeRD ab. Aufwendig wird die Eingangsseite.

Denn Empfangen heißt nicht Ablegen. Wer eine XRechnung nur als Datei ins Archiv legt und daneben weiter manuell erfasst, hat die Pflicht formal erfüllt und trotzdem nichts gewonnen — im Gegenteil, es ist mehr Arbeit als vorher. Der Nutzen entsteht erst, wenn der strukturierte Datensatz automatisch der Bestellung zugeordnet, geprüft und in den Freigabe-Workflow gegeben wird.

Der zweite Stolperstein ist die Archivierung. E-Rechnungen müssen im Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden. Ein ausgedrucktes PDF der XML-Datei genügt nicht. Wer das erst nach dem Go-Live merkt, hat eine Lücke in der Aufbewahrung, die sich rückwirkend schlecht schließen lässt.

Häufige Fragen

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Die Empfangspflicht gilt unabhängig von der Größe für alle inländischen Unternehmen — auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Bei der Ausstellungspflicht gibt es Erleichterungen und Ausnahmen, unter anderem für Kleinbetragsrechnungen. Die konkrete Einordnung sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären.

Was ist mit Rechnungen an Privatkunden und ins Ausland?

Die Regelung betrifft inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und grenzüberschreitende Umsätze sind davon nicht erfasst. Für den EU-Binnenmarkt sind separate Vorhaben in Vorbereitung, die perspektivisch in dieselbe Richtung gehen.

Wie lange dauert die Umstellung in Business Central?

Die reine Einrichtung von Belegformaten und Versandwegen ist überschaubar und oft in wenigen Tagen erledigt. Zeit kostet das Drumherum: Format mit den wichtigsten Geschäftspartnern abstimmen, Testbelege austauschen, den Rechnungseingang sinnvoll automatisieren und die Buchhaltung schulen. Realistisch sind einige Wochen.