Copilot in Business Central: was er kann, was er kostet und wo seine Grenzen liegen

Das Wichtigste in Kürze

• Copilot in Business Central umfasst einen zentralen Chat, Marketingtexte, Bankabstimmung, Analyseunterstützung und Fehlermeldungserklärungen.
• Der Unified Copilot Chat (ab v29) vereint Business-Central-Daten, Websuche und allgemeines Wissen in einer Oberfläche.
• Die Nutzung basiert auf Copilot-Credits, die in der BC-Lizenz enthalten sind. Erweiterte Funktionen erfordern eine zusätzliche Microsoft Copilot-Lizenz.
• Copilot eignet sich gut für Routineabfragen und Textgenerierung — weniger für komplexe geschäftskritische Entscheidungen.
• Die Qualität der Ergebnisse hängt stark von der Qualität der Stammdaten und der Formulierung der Fragen ab.

Was Copilot in Business Central heute kann

Copilot in Business Central ist kein einzelnes Feature, sondern eine Sammlung von KI-gestützten Funktionen, die über verschiedene Bereiche verteilt sind. Die wichtigsten im Überblick:

• Unified Copilot Chat (ab v29): Ein zentraler Chat-Zugang, der Fragen zu Kunden, Artikeln, Aufträgen und Finanzen beantwortet — erweitert um Websuche und allgemeines Wissen.
• Marketingtexte: Automatische Generierung von Produktbeschreibungen auf Basis von Artikelattributen — nützlich für Webshops und Kataloge.
• Bankabstimmung: Copilot schlägt Zuordnungen für offene Bankbuchungen vor und erkennt Muster in wiederkehrenden Transaktionen.
• Analyseunterstützung: Copilot kann Datentabellen auf Listenseiten analysieren und Spalten, Filter oder Pivotierungen vorschlagen.
• Fehlermeldungserklärungen: Bei kryptischen BC-Fehlermeldungen liefert Copilot eine verständliche Erklärung und mögliche Lösungsschritte.
• Zeilenvorschläge in Verkaufsaufträgen: Copilot schlägt Artikel und Mengen basierend auf der Bestellhistorie des Kunden vor.

Der Unified Copilot Chat: mehr als ein Suchfeld

Mit Wave 2 bekommt Copilot eine komplett überarbeitete Chat-Oberfläche, die sich am Design von Microsoft 365 Copilot orientiert. Der Zugang erfolgt über ein neues Symbol in der App-Leiste — nicht mehr verstreut über einzelne Seiten.

Was den Chat besonders macht: Er kombiniert drei Datenquellen in einer Antwort. Business-Central-Daten (Umsätze, Lagerbestände, offene Posten), Websuche (Markttrends, Branchen-News) und allgemeines Wissen (Erklärungen, Best Practices). Eine Frage wie 'Zeige mir die Top-5-Kunden nach Umsatz und erkläre mir, wie die Zahlungsbedingungen 2/10 net 30 funktionieren' beantwortet der Copilot in einem Durchgang.

Benutzer mit einer Microsoft Copilot-Lizenz erhalten zusätzlich Zugang zu Work IQ: die Möglichkeit, BC-Daten mit Informationen aus SharePoint-Dokumenten, Teams-Nachrichten und Outlook-E-Mails zu verknüpfen. Das ist besonders für Vertriebsteams interessant, die Kundenhistorie aus mehreren Quellen zusammenführen wollen.

Was Copilot kostet

Die Copilot-Grundfunktionen sind in der Business-Central-Lizenz enthalten. Die Nutzung wird über sogenannte Copilot-Credits abgerechnet, die im Admin Center verwaltet werden. Die BC-Lizenz enthält ein Grundkontingent an Credits.

Wer das Grundkontingent überschreitet, kann zusätzliche Credits erwerben. Die genauen Kosten hängen vom Nutzungsvolumen ab und werden von Microsoft regelmäßig angepasst.

Für die erweiterten Funktionen — insbesondere Work IQ und die Integration mit Microsoft 365-Daten — ist eine separate Microsoft Copilot-Lizenz erforderlich. Diese wird pro Benutzer und Monat abgerechnet.

Wo Copilot hilft — und wo nicht

Copilot ist stark bei Routineabfragen: 'Welche Rechnungen sind überfällig?', 'Was hat Kunde XY zuletzt bestellt?', 'Erkläre mir diese Fehlermeldung'. Für diese Art von Fragen spart er tatsächlich Zeit, weil der Benutzer nicht durch mehrere Seiten navigieren muss.

Ebenfalls gut funktioniert die Textgenerierung: Produktbeschreibungen, die aus Artikelattributen erzeugt werden, sind ein solider Ausgangspunkt — wenn auch fast immer eine redaktionelle Überarbeitung nötig ist.

Weniger überzeugend ist Copilot bei komplexen analytischen Fragen, die Kontextwissen erfordern. 'Soll ich diesem Kunden Zahlungsziel 60 Tage gewähren?' kann Copilot mit Zahlen unterfüttern, aber die geschäftliche Einschätzung bleibt beim Fachbereich. Und bei schlecht gepflegten Stammdaten liefert Copilot zuverlässig falsche oder unvollständige Antworten — er kann nur so gut sein wie die Daten, auf denen er arbeitet.

Ein häufiges Missverständnis: Copilot ist kein Ersatz für Schulung. Mitarbeiter, die Business Central nicht kennen, werden durch Copilot nicht plötzlich produktiv. Copilot beschleunigt erfahrene Anwender — er ersetzt nicht das Grundverständnis.

Voraussetzungen für den Einsatz

Copilot setzt Business Central Online (Cloud) voraus — On-Premises-Installationen können Copilot nicht nutzen. Sie benötigen die Aktivierung der Copilot-Abrechnung im Admin Center und müssen der Nutzung des Azure OpenAI Service zustimmen.

Datenseitig gilt: Copilot greift auf die Daten zu, die der angemeldete Benutzer sehen darf. Es gibt keinen Sonderweg — das Berechtigungsmodell von Business Central gilt unverändert. Beim Datenschutz ist die Datenresidenz zu beachten: Je nach Hosting-Region können Daten in andere Azure-Regionen übermittelt werden.

Häufige Fragen

Ist Copilot in Business Central On-Premises verfügbar?

Nein. Copilot-Funktionen sind ausschließlich in Business Central Online (Cloud) verfügbar. On-Premises-Installationen können Copilot nicht nutzen.

Was kostet Copilot in Business Central?

Die Grundfunktionen sind in der BC-Lizenz enthalten und nutzen Copilot-Credits. Für erweiterte Features wie Work IQ ist eine zusätzliche Microsoft Copilot-Lizenz pro Benutzer und Monat erforderlich.

Kann Copilot auch auf Deutsch genutzt werden?

Ja. Copilot nutzt den Azure OpenAI Service und versteht gängige Geschäftssprachen, darunter Deutsch und Englisch. Die Konfigurationssprache des Mandanten wird automatisch als Standardsprache übernommen.

Kann Copilot Geschäftsentscheidungen treffen?

Nein. Copilot liefert Daten, Analysen und Textvorschläge — die geschäftliche Bewertung und Entscheidung bleibt beim Fachbereich. Copilot ist ein Werkzeug für erfahrene Anwender, kein Ersatz für Fachwissen.

Was ist der Unterschied zwischen Copilot und den KI-Agenten?

Copilot reagiert auf Eingaben des Benutzers — er beantwortet Fragen und macht Vorschläge. KI-Agenten (Sales Order Agent, Payables Agent) arbeiten dagegen autonom im Hintergrund: Sie überwachen Postfächer, erstellen Entwürfe und holen sich nur bei Bedarf menschliche Freigabe.