Kostenrechnung in Business Central: was CKL Kostenrechnung 365 dem Standard hinzufügt

Das Wichtigste in Kürze

• CKL Kostenrechnung 365 erweitert Business Central um einen eigenen Kostenrechnungskreis statt nur um zusätzliche Auswertungen.
• Abgedeckt sind Kostenstellenrechnung mit Trennung in fixe und variable Bestandteile, Kostenträgerrechnung, Umlage von Gemeinkosten und der Betriebsabrechnungsbogen.
• Die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung ist der Punkt, an dem der Standard und die Dimensionen allein nicht mehr weiterhelfen.
• Je nach Einrichtung geeignet für Handels-, Dienstleistungs- und Produktionsunternehmen.
• Hersteller ist die CKL Software GmbH aus Hamburg.

Wo die Dimensionen im Standard aufhören

Dimensionen sind in Business Central ein gutes Werkzeug, um Buchungen zu kennzeichnen: nach Abteilung, Projekt, Region. Für die Frage, welche Abteilung welche Kosten verursacht hat, reichen sie oft aus.

Sie hören dort auf, wo aus Kennzeichnung Rechnung wird. Eine Dimension kann nicht umlegen. Sie kann Gemeinkosten nicht nach einem Schlüssel auf Kostenstellen verteilen, sie kann nicht zwischen fixen und variablen Bestandteilen unterscheiden, und sie kann keine Deckungsbeiträge über mehrere Stufen aufbauen. Genau diese drei Dinge sind aber der Kern einer Kostenrechnung.

Der übliche Ausweg ist ein Export nach Excel, wo die Umlagen dann von Hand nachgebaut werden. Das funktioniert, solange eine Person es macht und niemand fragt, wie eine Zahl zustande kam. Es hört auf zu funktionieren, sobald die Rechnung nachvollziehbar sein muss oder die Person im Urlaub ist.

Was ein eigener Kostenrechnungskreis bedeutet

Der wesentliche Unterschied ist nicht die Zahl der Berichte, sondern dass die Kostenrechnung einen eigenen Rechenkreis bekommt. Sie übernimmt Werte aus der Finanzbuchhaltung, rechnet damit aber nach ihren eigenen Regeln weiter — mit kalkulatorischen Größen, Umlagen und Verrechnungen, die in der Finanzbuchhaltung nichts zu suchen haben.

Praktisch heißt das: Die Finanzbuchhaltung bleibt, was sie sein muss — die Grundlage für Abschluss und Steuern. Das Controlling bekommt daneben einen Bereich, in dem es rechnen kann, ohne die Buchhaltung zu verbiegen. Das ist genau die Trennung, die größere Systeme seit jeher haben und die im Mittelstand oft fehlt.

Aus dieser Trennung folgen die Auswertungen, die typischerweise gesucht werden: Profitcenter-Abrechnungen, Kostenträgerbetrachtungen nach Umlage der Gemeinkosten, mehrstufige Deckungsbeitragsrechnungen und der Betriebsabrechnungsbogen.

• Kostenstellenrechnung mit durchgängiger Trennung in fixe und variable Bestandteile
• Kostenträger: Produkte, Produktgruppen oder Services, die die Kosten am Ende tragen
• Umlage von Gemeinkosten nach definierten Schlüsseln
• Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung
• Betriebsabrechnungsbogen (BAB) und Profitcenter-Abrechnungen

Die Vorarbeit, die niemand abnimmt

Eine Kostenrechnung ist kein Modul, das man einschaltet. Die Software liefert den Rahmen; die Inhalte kommen aus dem Unternehmen — und das ist der Teil, der unterschätzt wird.

Zu klären ist vorab: Welche Kostenstellen gibt es wirklich, und decken sie sich mit der Aufbauorganisation? Was sind die Kostenträger — einzelne Artikel, Warengruppen, Projekte? Nach welchen Schlüsseln werden Gemeinkosten verteilt, und wer entscheidet über diese Schlüssel? Und welche Stufen soll die Deckungsbeitragsrechnung haben?

Das sind betriebswirtschaftliche Festlegungen, keine Systemeinstellungen. Erfahrungsgemäß ist genau diese Vorarbeit der eigentliche Nutzen: Viele Unternehmen stellen dabei zum ersten Mal fest, dass mehrere Abteilungen unterschiedliche Vorstellungen davon haben, was ein Produkt kostet.

Häufige Fragen

Reichen die Dimensionen im Standard nicht aus?

Für das Kennzeichnen und Auswerten von Buchungen oft ja. Sobald Sie Gemeinkosten umlegen, fixe und variable Bestandteile trennen oder Deckungsbeiträge über mehrere Stufen rechnen wollen, reichen sie nicht mehr — dafür fehlt den Dimensionen schlicht die Rechenlogik. Der ehrliche Test ist: Wenn Ihr Controlling die Zahlen nach dem Export weiterrechnet, ist die Grenze erreicht.

Ist das nicht überdimensioniert für ein mittelständisches Unternehmen?

Das hängt weniger an der Unternehmensgröße als an der Frage, ob Sie Entscheidungen auf Deckungsbeiträge stützen. Ein Handelsunternehmen mit wenigen Warengruppen und klarer Marge braucht das selten. Wer Produkte fertigt, Projekte kalkuliert oder mit knappen Margen über viele Artikel arbeitet, braucht es meist früher, als er denkt.

Müssen wir dafür unsere Finanzbuchhaltung umstellen?

Nein, das ist gerade der Punkt eines eigenen Rechenkreises: Die Finanzbuchhaltung bleibt unverändert und liefert die Werte, die Kostenrechnung rechnet daneben weiter. Was in der Regel Arbeit macht, ist nicht die Buchhaltung, sondern die saubere Definition von Kostenstellen, Kostenträgern und Umlageschlüsseln.

Wie lange dauert die Einführung?

Die technische Einrichtung ist überschaubar. Die Dauer bestimmt die fachliche Vorarbeit: Wie klar sind Kostenstellen und Kostenträger definiert, gibt es abgestimmte Umlageschlüssel, und wie viele Stufen soll die Deckungsbeitragsrechnung haben? Unternehmen, die das bereits in Excel rechnen, sind deutlich schneller — ihre Logik muss nur noch abgebildet werden.