Sanktionslisten prüfen, ohne den Prozess zu verlassen: Comsol Sanscreen

Das Wichtigste in Kürze

• Comsol Sanscreen prüft Debitoren, Kreditoren sowie Verkaufs- und Auftragsadressen gegen Sanktions- und Terrorlisten, direkt aus Dynamics NAV und Business Central heraus.
• Prüfen lässt sich einzeln, als Stapellauf über den gesamten Adressbestand oder prozessintegriert im laufenden Beleg.
• Standardmäßig abgedeckt sind die konsolidierte EU-Liste (EU_CFSP), die britische Liste (GB_HMT) und die US-amerikanische SDN-Liste; weitere Listen sind lizenzierbar.
• Die eigentliche Prüfung führt der Comsol-Partner BEX durch; das Ergebnis kommt zurück in den Beleg.
• Der Nutzen liegt weniger in der einzelnen Abfrage als darin, dass die Prüfung im Prozess liegt und dokumentiert ist.

Warum die Prüfung in den Prozess gehört

Die Anforderung ist unbequem formuliert: Es reicht nicht, einmal festzustellen, dass ein Geschäftspartner nicht gelistet ist. Listen ändern sich, Beteiligungsverhältnisse ändern sich, und die Pflicht gilt für den Zeitpunkt des Geschäfts — nicht für den Zeitpunkt der letzten Prüfung.

Wer das mit einem Tabellenblatt und einer quartalsweisen Kontrolle abbildet, hat eine Dokumentation, aber keine Sicherheit. Die Lücke liegt genau dort, wo das Risiko sitzt: bei dem Auftrag, der zwischen zwei Kontrollen angelegt wurde, und bei der neuen Lieferadresse, die niemand als neuen Geschäftspartner wahrgenommen hat.

Deshalb ist der interessante Teil einer Lösung wie Sanscreen nicht die Abfrage selbst, sondern wo sie stattfindet. Wenn die Prüfung am Debitor, am Auftrag und an der Lieferadresse hängt, wird sie Teil des Ablaufs statt einer Aufgabe, an die sich jemand erinnern muss.

Die drei Prüfwege

Sanscreen bietet die Prüfung in drei Formen an, die sich in der Praxis ergänzen statt auszuschließen.

• Einzelprüfung: eine konkrete Adresse auf Knopfdruck, etwa vor der Freigabe eines Auftrags
• Stapellauf: der gesamte Adressbestand am Stück, sinnvoll bei der Einführung und nach Listenänderungen
• Prozessintegriert: die Prüfung hängt am Vorgang und läuft mit, ohne dass jemand sie anstoßen muss
• Geprüft werden Debitoren, Kreditoren sowie Verkaufs- und Auftragsadressen
• Ergebnisse landen im Beleg und sind damit nachvollziehbar dokumentiert

Welche Listen abgedeckt sind — und was das nicht ersetzt

Standardmäßig prüft die Lösung gegen die konsolidierte EU-Liste der Personen, Gruppen und Organisationen mit Finanzsanktionen, gegen die britische Liste der Financial Sanctions Targets und gegen die US-amerikanische SDN-Liste. Weitere Listen lassen sich zusätzlich lizenzieren, was relevant wird, sobald Sie in Märkte liefern, deren Regelwerk damit nicht abgedeckt ist.

Technisch läuft die Prüfung so, dass die Adresse aus Business Central an den Comsol-Partner BEX übergeben, dort gegen die aktivierten Listen abgeglichen und das Ergebnis zurückgemeldet wird. Für den Datenschutz bedeutet das, dass Geschäftspartnerdaten das Haus verlassen — ein Punkt, der in die Verarbeitungsübersicht gehört und mit dem Datenschutzbeauftragten zu klären ist.

Und eine Abgrenzung, die wichtig ist: Ein Treffer oder ein sauberes Ergebnis ist ein Prüfergebnis, keine rechtliche Bewertung. Was ein Treffer für ein konkretes Geschäft bedeutet, welche Melde- oder Genehmigungspflichten greifen und wie mit Namensähnlichkeiten umzugehen ist, gehört in die Hände Ihrer Rechtsberatung. Die Software sorgt dafür, dass Sie die Frage überhaupt rechtzeitig stellen.

Häufige Fragen

Betrifft uns das überhaupt? Wir liefern nur innerhalb der EU.

Sanktionslisten sind nicht auf Exportgeschäfte beschränkt — sie betreffen Geschäftsbeziehungen zu gelisteten Personen und Organisationen unabhängig davon, wo diese sitzen. Ob und in welchem Umfang Prüfpflichten für Ihr Unternehmen gelten, ist eine Rechtsfrage und sollte mit Ihrer Rechtsberatung geklärt werden, nicht anhand einer Produktbeschreibung.

Was passiert bei einem Treffer?

Das Ergebnis wird am Vorgang dokumentiert, sodass die Entscheidung nachvollziehbar bleibt. Was dann zu tun ist, entscheidet nicht die Software: Namensähnlichkeiten sind häufig, und ein Treffer ist zunächst ein Prüfhinweis. Wie Sie damit umgehen — freigeben, zurückhalten, weiter aufklären — gehört in einen vorher festgelegten Prozess und in die Abstimmung mit Ihrer Rechtsberatung.

Müssen unsere Mitarbeitenden daran denken, die Prüfung zu starten?

Bei der prozessintegrierten Variante nicht — das ist ihr eigentlicher Zweck. Die Einzelprüfung per Klick bleibt daneben nützlich für Sonderfälle, und der Stapellauf für die Einführung und für den Abgleich nach Listenänderungen.

Was bedeutet das für den Datenschutz?

Die zu prüfende Adresse wird an einen Dienstleister übergeben. Das ist eine Auftragsverarbeitung und gehört entsprechend dokumentiert — Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitungsvertrag, Information der Betroffenen, soweit einschlägig. Klären Sie das vor der Einführung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, nicht danach.