KI-Agenten in Business Central: Autonome Helfer für Vertrieb, Buchhaltung und Lager

Das Wichtigste in Kürze

• Autonome KI-Agenten in Business Central handeln innerhalb definierter Leitplanken selbstständig — und holen nur bei Bedarf menschliche Freigabe ein.
• Der Sales Order Agent erstellt Verkaufsaufträge aus eingehenden E-Mails, der Payables Agent verarbeitet Lieferantenrechnungen per OCR und KI-Kontierung.
• Der Agent Designer ermöglicht es Unternehmen und Partnern, eigene KI-Agenten ohne Programmierung zu erstellen.
• Alle Agenten setzen Business Central Online (Cloud) voraus — On-Premises wird nicht unterstützt.
• Voraussetzung für gute Ergebnisse sind gepflegte Stammdaten, ein Microsoft-365-Postfach und die Aktivierung der Copilot-Abrechnung.

Was sind KI-Agenten in Business Central?

Der entscheidende Unterschied zu Copilot: Ein Agent wartet nicht auf eine Anweisung. Er handelt innerhalb definierter Leitplanken selbstständig — und holt sich nur dann die Freigabe eines Menschen, wenn er sie braucht. Für mittelständische Unternehmen, die mit knappen Ressourcen in Vertrieb und Buchhaltung arbeiten, ist das eine relevante Entwicklung.

Microsoft nennt das Konzept 'agentic ERP'. Es bedeutet nicht, dass die KI Entscheidungen trifft — es bedeutet, dass sie Routinearbeit autonom erledigt und den Fachkräften die Prüfung und Freigabe überlässt.

Sales Order Agent — Verkaufsaufträge aus E-Mails

Der Sales Order Agent überwacht ein festgelegtes E-Mail-Postfach — zum Beispiel vertrieb@firma.de. Geht eine Kundenanfrage ein, analysiert er den Inhalt, identifiziert den Kunden in den Business-Central-Stammdaten, extrahiert Artikel, Mengen und Lieferwünsche und erstellt daraus einen Verkaufsauftragsentwurf.

Der Agent prüft automatisch die Lagerverfügbarkeit, stellt bei fehlenden Informationen eigenständig Rückfragen per E-Mail und erstellt je nach Konfiguration ein Angebot oder einen Auftragsentwurf. Die finale Freigabe bleibt beim Vertriebsmitarbeiter.

Payables Agent — Lieferantenrechnungen verarbeiten

Der Payables Agent verarbeitet eingehende Lieferantenrechnungen. Er ruft PDFs aus einem E-Mail-Postfach ab, liest mittels OCR und KI Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Positionen aus und schlägt basierend auf der Buchungshistorie die passenden Sachkonten vor.

Er erkennt bereits verarbeitete Belege in geteilten Postfächern, erstellt Einkaufsrechnungsentwürfe zur Prüfung und lernt aus der bestehenden Kontierungshistorie. Die Buchung selbst liegt weiterhin bei der Fachabteilung.

Agent Designer — eigene KI-Agenten erstellen

Mit dem Agent Designer können Unternehmen und Partner erstmals eigene KI-Agenten ohne Programmierung erstellen. In einer grafischen Oberfläche definiert man in natürlicher Sprache, was der Agent tun soll, welche Daten er lesen und schreiben darf und wann er eine menschliche Freigabe einholen muss.

Für komplexere Anforderungen lässt sich der Prototyp anschließend in eine AL-Erweiterung überführen. Die Einrichtung erfolgt in einer Sandbox-Umgebung. Man benötigt die Berechtigungen AGENT-ADMIN zum Designen und AGENT-DIAGNOSTICS zur Überwachung und Fehlersuche.

Sales Order Agent vs. Payables Agent — Vergleich

Beide Agenten folgen dem gleichen Prinzip — autonome Verarbeitung mit menschlicher Kontrolle — aber sie bedienen unterschiedliche Prozesse und haben unterschiedliche Stärken.

• Sales Order Agent: verarbeitet E-Mails mit Bestellanfragen, erkennt Kunde, Artikel und Menge, erstellt Verkaufsangebote oder -aufträge, stellt bei fehlenden Infos Rückfragen per E-Mail.
• Payables Agent: verarbeitet E-Mails mit PDF-Rechnungen, erkennt Lieferant, Rechnungsdaten und Positionen, erstellt Einkaufsrechnungsentwürfe, markiert Unklarheiten zur manuellen Klärung.
• Beide setzen gepflegte Stammdaten voraus — der Sales Order Agent braucht korrekte E-Mail-Adressen der Kunden, der Payables Agent eine konsistente Buchungshistorie für die automatische Kontierung.

Voraussetzungen für den Einsatz

KI-Agenten setzen Business Central Online (Cloud) voraus — sie sind nicht für On-Premises verfügbar. Sie benötigen ein Microsoft 365 Postfach mit 'Lesen und Verwalten'-Berechtigung, die Aktivierung der Copilot-Abrechnung im Admin Center und die Berechtigungen AGENT-ADMIN zum Einrichten sowie AGENT-DIAGNOSTICS zur Überwachung.

Datenseitig sind die Agenten nur so gut wie die Stammdaten: Kundenstammdaten mit gepflegten E-Mail-Adressen, Artikelstammdaten mit eindeutigen Bezeichnungen und eine Buchungshistorie für die automatische Kontierung.

Beim Datenschutz ist zu beachten: Die Agenten nutzen den Azure OpenAI Service. Je nach Hosting-Region des Mandanten können Daten in andere Azure-Regionen übermittelt werden. Der Administrator muss dem explizit zustimmen. Für EU-Kunden empfehlen wir, die Datenresidenz auf die EU-Region festzulegen.

Unsere Einschätzung: wo Agenten helfen und wo nicht

KI-Agenten lohnen sich vor allem bei hoher Wiederholungsfrequenz: Unternehmen, die täglich dutzende gleichartige Bestellungen oder Rechnungen verarbeiten, profitieren am meisten. Standardisierte Eingänge und eine knappe Personaldecke im Vertriebsinnendienst oder in der Buchhaltung sind die besten Voraussetzungen.

Weniger geeignet sind die Agenten bei komplexen Anfragen mit mehrstufigen Rabatten, kundenspezifischen Konfigurationen oder Staffelpreisen. Auch bei schlecht gepflegten Stammdaten erzeugt der Agent mehr Nacharbeit als Entlastung. Und wer noch On-Premises arbeitet, kann die Agenten nicht nutzen — ein weiterer Grund, die Cloud-Migration zu evaluieren.

Häufige Fragen

Sind KI-Agenten in Business Central On-Premises verfügbar?

Nein. Copilot-Funktionen und autonome Agenten sind ausschließlich in Business Central Online (Cloud) verfügbar. On-Premises-Installationen können diese Features nicht nutzen.

Was kostet der Einsatz der KI-Agenten?

Die Agenten nutzen sogenannte Copilot-Credits, die über das Business Central Admin Center abgerechnet werden. Der genaue Verbrauch hängt vom Nutzungsvolumen ab. Die Business-Central-Lizenz selbst enthält bereits ein Grundkontingent.

Können die Agenten ohne menschliche Kontrolle buchen?

Nein. In der Standardkonfiguration erstellen die Agenten Entwürfe — Angebote, Aufträge oder Rechnungsentwürfe. Die finale Freigabe und Buchung erfolgt immer durch einen berechtigten Mitarbeiter.

Welche Sprachen unterstützen die Agenten?

Die Agenten arbeiten mit dem Azure OpenAI Service und unterstützen alle gängigen Geschäftssprachen, einschließlich Deutsch und Englisch. Die Konfigurationssprache des Mandanten wird automatisch übernommen.

Wie lange dauert die Einrichtung eines KI-Agenten?

Die technische Einrichtung — Postfach anbinden, Berechtigungen vergeben, Agent aktivieren — ist innerhalb weniger Stunden erledigt. Der zeitintensivere Teil ist die Vorbereitung: Stammdaten bereinigen, Testdurchläufe in der Sandbox und die Abstimmung mit dem Fachbereich.