Sales Order Agent in Business Central: Aufträge per KI aus E-Mails erstellen

Das Wichtigste in Kürze

• Der Sales Order Agent überwacht ein E-Mail-Postfach und erstellt aus eingehenden Bestellungen eigenständig Verkaufsauftragsentwürfe in Business Central.
• Er identifiziert den Kunden, extrahiert Artikel und Mengen, prüft die Verfügbarkeit und stellt bei Unklarheiten eigenständig Rückfragen per E-Mail.
• Die Einrichtung setzt Business Central Online, ein Microsoft-365-Postfach und die Copilot-Abrechnung voraus.
• Entscheidend für gute Ergebnisse sind gepflegte Kundenstammdaten mit korrekten E-Mail-Adressen und eindeutige Artikelbezeichnungen.
• Gut geeignet ist der Agent für Standardbestellungen mit hohem Volumen — weniger für komplexe Angebotsanfragen mit Sonderkonditionen.

Der Ablauf in fünf Schritten

1. E-Mail-Eingang: Der Agent überwacht ein festgelegtes Microsoft-365-Postfach — typischerweise ein geteiltes Postfach wie bestellungen@firma.de. Sobald eine neue E-Mail eintrifft, beginnt die Verarbeitung.

2. Kundenidentifikation: Der Agent gleicht die Absenderadresse mit den Kontakten und Debitorenstammdaten in Business Central ab. Ist der Absender als Kunde hinterlegt, ordnet er die Anfrage automatisch zu.

3. Inhaltsanalyse: Der Agent liest den E-Mail-Text und extrahiert Artikel, Mengen, Liefertermine und Sonderwünsche. Dabei versteht er auch unstrukturierte Formulierungen wie 'Bitte schicken Sie mir 50 Stück des Artikels aus der letzten Bestellung'.

4. Rückfragen und Klärung: Fehlen wesentliche Informationen, schickt der Agent eigenständig eine Rückfrage-E-Mail an den Kunden. Der Vertriebsmitarbeiter sieht diese Kommunikation im Agent Task Pane und kann jederzeit eingreifen.

5. Entwurf und Freigabe: Der Agent erstellt einen Verkaufsauftragsentwurf in Business Central, prüft die Lagerverfügbarkeit und übernimmt die hinterlegten Preise und Rabatte. Der Vertriebsmitarbeiter prüft, passt an und gibt frei.

Was Sie für die Einrichtung brauchen

Business Central Online (Cloud) — der Agent ist On-Premises nicht verfügbar. Die Copilot-Abrechnung muss im Admin Center aktiviert sein. Wir empfehlen, die Einrichtung zunächst in einer Sandbox-Umgebung vorzunehmen.

Sie benötigen ein Microsoft 365 Postfach mit den Berechtigungen 'Lesen und Verwalten' sowie 'Senden als'. In Business Central brauchen Sie die Berechtigung AGENT-ADMIN (ID 9665) zum Einrichten und AGENT-DIAGNOSTICS zur Überwachung.

• Navigieren Sie zur Seite 'Verkaufsauftragsagent' (über die Suche erreichbar)
• Aktivieren Sie den Agenten über den Umschalter
• Wählen Sie Sprache und Region, verbinden Sie das E-Mail-Postfach
• Legen Sie fest, ob der Agent Angebote oder Aufträge erstellen soll
• Definieren Sie, welche Benutzer mit dem Agenten arbeiten dürfen

Die Grundlage: saubere Stammdaten

Der Agent ist nur so gut wie die Daten, auf denen er arbeitet. In der Praxis sind drei Punkte entscheidend:

Kundenstammdaten: Jeder Kunde, der per E-Mail bestellt, muss in Business Central mit einer korrekten E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Ohne diese Zuordnung kann der Agent den Absender nicht identifizieren.

Artikelstammdaten: Eindeutige Artikelbezeichnungen und -nummern erleichtern die Zuordnung. Wenn Kunden interne Bezeichnungen verwenden, die von den BC-Artikelnamen abweichen, steigt die Fehlerquote.

Preisfindung: Kundenspezifische Preise, Rabattgruppen und Zahlungsbedingungen müssen gepflegt sein, damit der Agent den Entwurf mit den richtigen Konditionen erstellt.

Unser Tipp: Bevor Sie den Agent aktivieren, investieren Sie einen halben Tag in einen Stammdaten-Check. Prüfen Sie E-Mail-Adressen der Top-20-Kunden, bereinigen Sie Artikelbezeichnungen und testen Sie mit fünf realen Bestell-E-Mails in der Sandbox.

Wann lohnt sich der Sales Order Agent — und wann nicht?

Gut geeignet ist der Agent für Standardbestellungen mit klaren Artikeln und Mengen — typisch im B2B-Handel und in der Zulieferindustrie. Ab etwa 20 Bestellungen pro Tag über ein zentrales Postfach und bei wiederkehrenden Kunden mit festen Artikelsortimenten zeigt sich der Nutzen am deutlichsten.

Weniger geeignet ist er bei komplexen Angebotsanfragen mit Staffelpreisen, Rabatten nach Verhandlung oder kundenspezifischen Konfigurationen. Auch bei Neukunden ohne Stammdaten kann der Agent nur begrenzt arbeiten.

Ein häufiges Missverständnis: Der Sales Order Agent ersetzt keinen Vertriebsmitarbeiter. Er entlastet bei der Datenerfassung — dem zeitintensivsten und fehleranfälligsten Teil des Prozesses. Die fachliche Prüfung, die Kundenbeziehung und die Freigabe bleiben menschliche Aufgaben.

Häufige Fragen

Kann der Sales Order Agent auch Angebote statt Aufträge erstellen?

Ja. In der Konfiguration legen Sie fest, ob der Agent Verkaufsangebote oder Verkaufsaufträge als Entwurf erstellt. Die Wahl hängt davon ab, ob Ihre Kunden verbindliche Bestellungen oder Anfragen schicken.

Was passiert, wenn der Agent einen Artikel nicht zuordnen kann?

Der Agent markiert die Position als unklar und kann je nach Konfiguration eine Rückfrage an den Kunden senden oder die E-Mail zur manuellen Bearbeitung weiterleiten. Der Entwurf wird trotzdem angelegt — mit einer Kennzeichnung der offenen Position.

Funktioniert der Agent auch mit E-Mails in mehreren Sprachen?

Ja. Der Agent nutzt den Azure OpenAI Service und versteht gängige Geschäftssprachen, darunter Deutsch und Englisch. Die Konfigurationssprache des Mandanten wird als Standardsprache für die Agentkommunikation verwendet.

Brauche ich eine zusätzliche Lizenz für den Sales Order Agent?

Nein, der Agent ist Teil von Business Central Online. Er nutzt Copilot-Credits, die über das Admin Center verwaltet werden. Die Business-Central-Lizenz enthält ein Grundkontingent an Credits.

Kann ich den Agenten sofort stoppen, wenn etwas schiefläuft?

Ja. Business Central bietet eine Sofort-Unterbrechungsfunktion, mit der Sie die Agentenaktivität ohne Wartezeit beenden können. Zusätzlich können Sie im Agent Task Pane jede einzelne Aufgabe überwachen und eingreifen.